履歴書と職務経歴書の両方に志望動機を重複せずに書く手順

職務経歴書と履歴書に志望動機を書く欄がある時、両方に書くべきかという質問に対して、一般的な回答はこのようになります。

職務経歴書は基本的に職務経験のある即戦力を求めている中途採用の中で、「どんな職務経験があるか」を確認するための書類です。

一方で志望動機は、どちらかというと入社する意欲と仕事内容のマッチングを確かめるための質問であって職務経験との関連性が薄いです。

そのため職務経歴書に志望動機を書くより、前職の経歴や実務スキルをアピールしたほうが企業のニーズに合うのです。

ところで、上記の結論に当てはまらないケースも存在します。次でその例外なケースと具体的にどう書くべきを説明していきます。

職務経歴書に志望動機を書いたほうが良い場合

職務経歴書は基本的に職務経験を重点的に伝える書類なので、意欲や志望度を測る志望動機が不要とお伝えしましたが、下記のケースは職務経験書にも記入したほうがいいです。

• 正社員を目指す既卒やフリーター
• 第二新卒などの若手
• 未経験で異業種転職したい人
• 職歴にブランクがある人
• 転職を重ねてきた人

これらのケースはいずれもライバルの転職者との競争に不安が残るため、履歴書だけじゃなく職務経歴書に志望動機を書くと、少しながらライバルと差を付けられるのでこのやり方がおすすめです。

次章では、両方書く際の手順と書き方を具体的に説明します。

ここからは、重点的に応募に不安がある人のために履歴書、職務経歴書の両方に志望動機を書く方法を説明しますが、履歴書のみが必要な人にとっても役に立つ情報があるので、このまま読み進んでいくことをおすすめします。

まずは履歴書から書くべき

まずは、履歴書に書く志望動機を考えるべきです。職務経歴書からではなく、履歴書から志望動機を書く理由は、下記2点です。

適切な文字数に1.5倍の違いがある

履歴書と職務経歴書にフォーマットが決まっている場合と自由な場合がありますが、いずれにしても紙スペースの制約から、適切な文字数がそれぞれ決まっています。

履歴書は250~400文字程度、職務経歴書は150~200文字程度で、望ましい文字数に約1.5倍の差があります。

両方に書く場合、同じ内容の文章をショート版とロング版を用意する必要があります。そこで注意が必要なのは、長い文章を先に作ってから短い文章に要約したほうが論点がズレにくいことです。

逆に短い文章を何とか長い文章にしようとすると、ほとんどの場合は水増しになり、蛇足や冗長表現が多くなりがちです。

そのため、まず文字数の長い履歴書のほうから書いていったほうが良いと言えます。

採用担当にとっての重要度に違いがある

履歴書の目的はキャリアのマッチングと入社意欲を測るため、それを表す志望動機は重点的にじっくり見られるはずです。

一方で経歴や仕事経験を確かめるための職務経歴書において志望動機の重要度が相対的に低くなるので、さらっとしか見られない場合が多いです。

しかし、こちらは採用担当者の方針や目的、現場の忙しさによるので、どちらのほうが必ずより見られるとは一概に言えません。

現場に近いポジションにいる採用担当だと、具体的な仕事の経歴についての情報を求める傾向にあるので、関係が薄い志望動機はさらっと流されるでしょう。

そのため、志望動機を重視されることが多い履歴書のほうに、力を入れ文字数をたくさん書くことをおすすめします。

次は職務経歴書用のショート版を書くべき

履歴書用のロング版を書いたら、次は職務経歴書に載せるショート版の志望動機を考えましょう。履歴書に書いた内容を、中身を削らずにダイエットしてみるような作業となります。以下のテクニックを意識すれば、すんなりと削れるでしょう。

では、それぞれどういうことなのかを見ていきましょう。

志望動機の3要素とは

志望動機を構成する3つの要素とは「この会社でやりたい事」「この会社で活かせる経験やスキル」「この会社の働く環境としての魅力」です。

この3要素は最も志望動機の根幹となるものなのでなるべく残したほうがいいです。ただ、働く環境としての魅力は他の2点と比べて優先度が低いので、どうしてもという時に削っても問題ないでしょう。

キーワードを残す

企業、特に大手企業の採用担当は一日膨大な数に及ぶ応募書類を読むため、一枚の職務経歴書は5分以内に飛ばし読みされます。長い文章でアピールするより、直感的に目を止めたくなるようなキーワードを盛り込んだほうが効果的です。

ここでいうキーワードはどんな単語でもいいというわけではなく、人の興味を引きやすい固有名詞や数字をたくさん使いましょう。また、固有名詞や数字をたくさん使うと、自然に中身が充実している内容に仕上げやすいでしょう。

「一文一義を意識しよう」

職務経歴書や履歴書を問わず、項目それぞれに書ける文字数が限られています。制約がある中で実質的な中身を最大限に充実させるために、同じ意味の文章を2回書かないことが重要です。似たような表現を繰り返す行為は、文字数の無駄遣いでしかないので注意したほうがいいでしょう。書くときに重複があることに気づかなくても、後で読み直すときに簡単に見つけられるのでその際に修正すればいいでしょう。

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最後に簡単ではありますが、要点をまとめておさらいしましょう。

• 志望職種に経験があるなら履歴書にだけ志望動機を書く
• 不安要素があるなら職務経歴書と履歴書の両方に書く
• 履歴書用のロングバージョンから書く
• テクニックを意識して職務経歴書のショートバージョンを書く

この流れに沿って書類を用意すれば、少なくとも書類選考の段階で、形式的な失敗を犯すことはないでしょう。他にも職務経歴書や履歴書に関連する解説ページがたくさんあるので、時間がある時に全部チェックしてみてください。