【サンプル付】書類選考通過のメールへの正しい返信をパターン別にご紹介

高が返信のメールと油断する方もいますが、メールのやり取りも選考の一環と見ている会社が多いです。また、転職活動といってもビジネスにおけるメルなので、当然ビジネスマナーに沿って作成することが社会人として求められますね。

メールを読む採用担当者に失礼を感じさせないことはもちろん、きちんとマナーを抑えた返信ができるだけでも選考での評価が上がる可能性があります。

まずは、書類選考通過の連絡などメールでのやり取りにおけるポイントをいくつかご紹介します。

相手を待たせずにできるだけ早く返信する

何事もそうなんですが、リアクションは早ければ早いほうが熱意が伝わって相手に好かれやすいです。

書類選考通過のメールを受け取ったらまず企業側にメールを確認したということを知らせるために、すぐに返信したほうがいいです。

すぐできるように、応募した後合否が分かるまでは、こまめにメールの受信ボックスをチェックするようにしましょう。

迷惑メールのところをもチェックして見落としのないように気を付けることも大事です。

返信が遅れたら一言を添える

といっても、転職活動を勤しんでいる皆さんは忙しいはずですから、四六時中にメールを確認できるわけではありません。

万が一、見落としたり、返信が1日以上遅れた場合は一言を添えて返信するようにしましょう。

細かい理由を説明する必要がなく、「返信が遅れて申し訳ございません」と一言を添えれば好印象です。

件名に注意して相手に気を使おう

もらったメールの件名を変えて返信したほうが良いのかという質問は頻繁に求職者の方から寄せられます。結論から言うと変更しなくてもOKです。

むしろビジネスメールにおいて件名を変更しない方がいいとされています。なぜなら、送信側（この場合は採用担当者）が件名から内容を予測でき、管理しやすいからです。

もし変更する場合でも「書類選考通過の件　〇〇〇〇（氏名）」というように、企業側の採用担当者が見てすぐ内容を想定できるように工夫しておきましょう。

特にやりがちなNG件名の例を一つ挙げると、「連絡ありがとうございました」という件名にするケースです。一見丁寧ですが、何についての連絡なのかが分からないのでやめておきましょう。

また、同様の理由で、メールの本文ではこれまでのやり取りを削除せずに返信するのもマナーです。

ひとつでこれまでのやりとりを見返すことができるため非常に便利です。件名や本文を安易に消したり編集しないことを念頭に置きましょう。

署名を忘れずに

転職活動やビジネスなどフォーマルのやり取りにおいては、署名が必須です。署名とはメールの末尾に記載する送信者の氏名、所属、連絡先などをまとめたものです。

本文中にすでに名前を書いた場合でも、文末にもう一度まとめて記載するのが礼儀正しいし相手にとって便利です。

その際、記号などを使用しないでシンプルかつ正式的に作成しましょう。

最重要：面接への参加意欲が分かる文面にする

どうしても形式的、事務的な内容になりがちなメールですが、書類選考通過の連絡をもらった場合には、一言感謝の気持ちを入れた文面にするのがポイントです。

書類選考通過のメールにもいくつかパターンがありますが、どのような内容にせよ、次の選考に進めることは明らかですので、「ぜひ参加させて頂きます」というような先の選考への意欲が分かるメールにするとよいでしょう。

書類選考通過を知らせるメールには、選考結果のみを知らせるケースや次の選考についても記載されたケースもあるなど、応募した会社によっていくつかの違うパターンが存在します。

すべての会社に対して同じテンプレートを使って返信するのが禁物です。ここでは、パターン別の返信例をご紹介します。

選考通過の結果だけ書いてある場合

まずは、選考通過の結果のみ知らせるメールが届いた場合です。 「次の選考については、追って連絡するので、お待ちください」あるいは、「次の選考に関してはお電話で……」というようなケースです。 このような場合には、お礼のみを述べるメールでよいでしょう。

こちらは例文です。

件名：書類選考通過の件（氏名） 株式会社　△△ 人事部　採用ご担当者様 お世話になっております。 ○○大学△学部□学科　○○　○○（氏名）と申します。 このたびは、書類選考合格のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。 面接選考への機会を頂けたこと、大変うれしく思っております。 メールを拝読いたしましたので、取り急ぎ、ご連絡させて頂きました。 今後とも宜しくお願い致します。 ○○大学△学部□学科 ○○　○○（氏名） Tel: Mail:

現時点でまだ在学中の場合は、氏名の前に大学名、選考など所属を記載しましょう。既卒の場合は、「貴社の〇〇職へ応募しております〇〇　〇〇（氏名）と申します」と相手に自分は誰かを分かるようにするほうが丁寧です。

また、「お世話になっております」などといった表現はよくビジネスのメールで使われますが、初めてのやり取りであれば省略してもいいでしょう。

面接の日程を指定された場合

書類選考通過とあわせて、次の選考の日程を指示されるケースがあります。 必ず、返信が必要なケースですね。

ただ、「お伺いします」と面接選考への参加意思を示すだけでなく、指定された日時と場所を記載するようにします。 繰り返し書くことで、もし、間違いがあった場合に気づいてもらうことができます。 では、本文のみ、例をご紹介します。

この度は、面接選考の日時のご連絡、誠にありがとうございました。 ご指示頂きました、 ○月△日、□時　貴社本社（指定の面接会場） にお伺いいたします。 当日は何卒宜しくお願い致します。

指定された日程に行けない場合

指定された選考日に不都合があるというケースもありますよね。 その場合は、一言お詫びした上で、参加が可能な日程をいくつか提示しましょう。

なお、参加できない理由に関しては、大学の講義や発表などであれば記載しても問題ありませんが、他企業の選考ですでに埋まっている、バイトがあるなどといった理由は明記しません。

この度は、面接選考日時のご連絡、誠にありがとうございました。 大変申し訳ございませんが、ご指示頂いた日時には別件があるため、参加することができません。 誠に勝手なお願いではございますが、再度日程調整していただけませんでしょうか。 以下、参加が可能な日時です。 ○月△日　□時 ○月□日　△時 ○月○日　□時 お忙しい中ご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。 ご無理を申し上げますが、何卒宜しくお願い致します。

面接の日程調整がある場合

企業側からのメールに、いくつか選考日時の記載があり、その中から希望を申告するケースです。 特に指示がない場合でも、第2希望までは候補を挙げるようにしてください。 以下、例文です。

このたびは、面接選考に関するご案内を頂き、誠にありがとうございました。 つきましては、下記の日程でお願い致したく、ご連絡致しました。 第一希望：○月△日　□時 第二希望：○月□日　△時 お手数ではございますが、何卒ご調整の程お願い申し上げます。 何卒よろしくお願い致します。

返信が遅れた場合

次に、連絡を頂いていたのに、確認が遅れてしまった場合についてです。 件名や、あて名は先に紹介した例文と同じで結構ですが、一言お詫びの言葉を添えるのがポイントです。 以下に、本文だけ、例を記載します。

このたびは、書類選考合格のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。 返信が遅くなりまして、大変失礼いたしました。 面接選考への機会を頂けたこと、大変うれしく思っております。 今後とも宜しくお願い致します。

転職活動中にこまめにメールをチェックするに越したことはないですが、実際問題として常に頻繁に確認する時間がない人も多いでしょう。書類選考通過メールが届く可能性が高い時に重点的にチェックするといいです。

そのため、書類選考通過メールはいつ届くかの目安を知る必要がありますね。ここでご紹介します。

一般的に2週間が目安

一般的に書類選考期間は2週間という企業がほとんどです。大体10営業日が目安ですね。

また、不採用の場合は連絡しないという企業もありますので、求人情報をもう一度見返してみましょう。

応募日や締切日をスケジュール帳にマークしておくとメールの見落としを防げます。同時に複数の会社に応募している場合でも、目途が付きやすいでしょう。

連絡が遅れるケースもある

2週間というのはあくまで目安として考えてください。2週間以上かかるケースも少なくありません。

特に中途採用の場合は新卒採用に比べ、企業は少人数で対応させていることも多いため、時間がかかってしまいます。

新卒採用とは異なり、中途採用においては応募者はすでにビジネスマナーが身についているという前提で扱われます。メールもマナーの一つです。

丁寧に返信したら内定がもらえるわけではありませんが、選考が通過できたというご縁を大切にする気持ちを込めて返信するようにしましょう。

日々の行いに自然に心がけると、いつかあなたに幸運が訪れますよ。