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ここを押さえれば完璧!転職の添え状の書き方

🕒 2018/03/14
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ここを押さえれば完璧!転職の添え状の書き方

みなさんは「添え状」というものを知っていますか?

添え状とは履歴書や職務経歴書などを会社に送る際に同封する書類のことです。

よく「送付状」、「カバーレター」とも呼ばれますが、意味はすべて同じです。

添え状は「送付書類の概要が一目でわかる」ものとして、書類を送付する時はこれを同封することがビジネスマナーだと言われています。

こういった企業への書類は企業への自分のイメージを左右しかねないので、失敗したくないところですよね。

そこで今回はそもそもこれって必要なのか、そして転職の添え状の書き方を一から丁寧に解説します。

そもそも添え状っているの?

書類を会社に送る時に同封することがマナーとされている添え状ですが、転職の応募書類を送る際にも必要なのでしょうか?

添え状は名前の通りあくまで「添えるもの」です。

企業の人事に聞いてみても、「実際すぐ捨ててしまうからいらない」、「なかったところで合否には関係ない」という意見もあがりました。

なのでこの記事を読む前に添え状をつけ忘れたからもうだめだ!と焦る必要はありません。

またあくまで同封書類の概要を説明するためのものなので、あとから添え状だけ送ったりする必要も全くありません。

しかし添え状は必須ではありませんが、あるとちゃんとビジネスマナーを守れているな、という印象を与えることはできるので、つけておくに越したことはないでしょう。

しかしせっかく添え状をつけてもそのマナーが守れていなかったらむしろ印象が悪くなり逆効果です。

そこで次項ではパソコンで作る場合、手書きで書く場合のそれぞれの具体的な書く際の注意点を解説していきます。

何を書けばいいの?

まずはパソコンで作る場合です。

基本用紙のサイズはB5かA4で、他の書類のサイズに揃えるといいでしょう。

またパソコンで作る時は必ず横書きです。

それに対して手書きの場合は,用紙は無地の白色の便箋で、縦書きです。

必要な情報としては日付、宛先、署名、頭語・結語、前文の挨拶、本文、記書です。

この中でも気を付けなければいけないのが、頭語・結語、前文の挨拶といったマナーをしっかり守れているかです。

添え状はあくまで添付書類の概要を説明するためのものなので、内容で差をつける必要はありません。

しかしだからこそ誰でもできて当然の敬称や挨拶ができていないと少なからずマイナスのイメージを持たれてしまうので気を付けましょう。

具体的に説明していきます。

宛先

宛先では敬称に気をつけましょう。

企業宛であれば「御中」、担当者宛であれば「様」と忘れずに書きましょう。

間違ってへりくだった言い方の「宛」や「行」をつけないようにくれぐれも注意しましょう。

頭語と結語

頭語と結語は基本セットです。

拝啓から始まればおわりは敬具、謹啓から始まれば敬白、といった風です。

なおよく使われる前略、草々は時候のあいさつを省く急いでいる時に使うので添え状では避けましょう。

前文の挨拶

ビジネスマナーとして、前文の挨拶も入れるようにしましょう。

これは難しく考える必要はありません。

ここで個性を出すことを求める人事はいないので、無難に「貴社ますますご清栄のここと存じ、お慶び申し上げます。」といった無難な挨拶で十分です。

そして最後にこの添え状の目的である送付書類の箇条書きを書けばOKです。

自己アピールって必要?

必要な事項を記入していったあと自己PRを書けと書いているサイトも多いですが、本当に必要でしょうか?

先程も言ったとおり添え状はあくまで送付書類の概要を示すためのものでそこで合否は決まらないので書く必要はありません。

むしろ中の履歴書に書いてある自己PRと似たようなことを書くのは、人事にとって読むのが二度手間だし、履歴書の方でちゃんと書けば十分です。

どうしても書きたい、という場合もあくまで簡潔に長くしすぎないようにしましょう。

封筒も気をつけよう

中の書類に気を取られて忘れがちなのが封筒です。

封筒は受け取った人の最初に目に入る部分なので気を抜いてはいけません。

封筒は白か茶色で、送付書類がすべて綺麗に入るものにしましょう。

また書類が中で曲がらないようにクリアファイルに入れておくと良いでしょう。

切手は封筒のサイズや重さによって値段がかわるので、料金が足りなくなったりしないようになるべく郵便局の窓口から出すといいでしょう。

また、切手の種類もなるべくオーソドックスなものにしましょう。

おわりに

どうでしたか。

何度も言うように、添え状は中身の概要を伝える形式的なものです。

企業側もそこに時間をかけることは求めていません。

よって社会人として守らなければいけない敬称などをしっかりと守り簡潔な文章にすれば基本大丈夫です。

また、書類をその場で手渡すタイプであれば口頭でいえば十分なので作る必要はありません。

その際には封筒に切手や住所、糊付けは必要ありません。

どこで落とされるわからないと何かと気になるのもわかりますが、気負いすぎずパパっと作ってそのぶん他の履歴書などに力をいれるべきでしょう。

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