転職サイト・転職エージェントの口コミ評判おすすめ比較ランキングが分かる情報メディア
TOP > 業界職種別の重要知識 > 事務 > 未経験で秘書に転職するコツ・成功法まとめ

未経験で秘書に転職するコツ・成功法まとめ

🕒 2018/06/20
このエントリーをはてなブックマークに追加
未経験で秘書に転職するコツ・成功法まとめ

誰かを支えたり、役に立ちたいと思ったたりする女性の多くは秘書という職業を考えるかもしれません。

しかし、実際に秘書はどんな仕事をやっているのかを知りたいと思う人もいると思うので今回は秘書の業務・魅力や秘書に転職するためのコツを説明していきたいと思います。

秘書ってどんな仕事をしているの?

秘書というのは簡単に言うと仕事が多忙である人が抱える庶務を代行し、その人を補佐する職業です。秘書が付く人として主に経営者や重役や弁護士等が挙げられます。彼らは本当に忙しい日々を送っているので秘書を必要とします。そのため、秘書と言うのはある意味会社の顔になることが多いです。これから、主な業務内容を紹介していきたいと思います。

スケジュール管理

先ほどもの述べた通り、秘書が付く人は非常に忙しい生活を行っています。ですので、ミーティングの予約や出張の際の予約などを行う時間すらも無駄に感じます。そこで秘書がその人のスケジュールを管理したり、出張時のホテルの予約を行ったりします。また、経営者によってはすべてのスケジュール管理を任せる人もいて、その場合、しっかりコミュニケーションをとる必要があります。もし、あなたがスケジュール管理を怠った場合、その人が重要なクライアントとの会議に無断欠勤したという形になりその人の信用を崩壊させてしまう可能性もあるので、非常に重大な責任をもって仕事をする必要性があります。

電話対応

基本的に社長などは時間がないので電話にはでません。ですので、秘書が取って、重要な電話などは社長に渡し、全く関係ない営業電話などはそこで処理していきます。これで、社長はどうでもいい情報をわざわざ聞く必要もなく、自分にとって本当に重大な話だけ聞けるようになり効率的にものごとを進められます。ですので、ここで秘書が重要であると思った情報をちゃんと流せるかということが試されます。

来客対応

秘書が接待するお客様は一般人ではありません。業界のトップの人間や大事な取引先ばっかりです。そこで失敗などをしてしまったら大変です。緊張感を持って接して行く必要があります。また、実際にミーティングに同行して社長とお客様の会話を記録し、後々に議事録に落とすという作業なども行うこともあります。

資料作成・文章作成

会議に必要な資料を作成したりする必要があります。また、FAXなどでそれを事前に相手先に渡したりすることもあります。そして、社長がもらったり、会社に送られてきた会議資料などを保存したり、大切に保管したりする必要があります。

ブレーン

社長から業界の動向などの分析を行えと言われることがたまにあります。この時に必要なのは正しい情報を正確に読み取る調査能力です。多くの仕事は事務作業であるので事務処理能力が大切と思うかもしれませんが、知的な能力というのも秘書には必要な能力です。

手紙などへの対応

ビッグな人ほど様々な手紙やメールが膨大にきます。それに社長などは一つ一つ構っている時間はありません。そこで秘書は手紙などに返信する必要があります。また、業界の有名人などに感謝状などを送ることもあります。ここで秘書の語学力(きちんと敬語で手紙を書けるかや英語で文章を書けるかなど)が試されます。

秘書の魅力

今書いた通り、結構業務としては大変に見えるこの職業ですがどのような魅力があるのでしょうか。

重役の近くで働ける

経営陣や有名人と働ける機会というのはなかなかないです。多くの人は企業の下から登ってやっと経営陣と携わるようになりますが、秘書であればすぐそのような優秀な人と働けます。そして、秘書が社長を支えるために、社長は本質的な議論に集中でき、企業の健全な経営に繋がります。

ビジネススキルが身につく

秘書は重役の人と働くため、マナーや判断力やコミュニケーション能力が付きます。これらはどのような仕事にも役に立つので多くの場で活躍できます。

秘書になるにはどうすればいいの?

秘書に転職するにはどうすれば良いのでしょうか。実は、秘書検定や国際秘書検定などがありますが、実はこれらは必須資格ではありません。

多くの場合は経理や事務での仕事振りが評価されて秘書になることが多いです。ですので、最もいい転職方法は秘書の資格を受けながら、秘書職の採用と事務職の採用を両方ともに受けることです。

秘書に転職するためのサービス

秘書に転職するには主に3つのサイトがあります。

リブズキャリア

こちらは年収400万以上の会社を考えている人向けのサービスです。リブズキャリアは女性に特化した転職サービスですので多くの女性向け求人が来ます。また、ワークライフバランスなども考えた転職活動ができるのもこのサービスの魅力的なところです。

JAC Recruitment

こちらは外資系企業や海外展開する日本企業の求人が揃っています。自分の語学力に自信がある方やグローバル企業で活躍したい方は是非登録をしましょう。

パソナキャリア

応募書類や面接について不安を持っている方はパソナキャリアをオススメします。他のサービスと違って応募書類の添削や面接対策に定評があります。

秘書の仕事の多くは雑務みたいに思うこともあるかもしれませんが実はそれが経営者の支えになっていることが多いです。是非、秘書へ興味を持った人は転職を考えて見ましょう。

\大手30社から自分にぴったりな転職エージェントをかんたん絞込検索!/
地域
性別
希望職種
正社員経験
年齢
希望年収
人気条件 こだわり条件

関連する他の記事

リクナビNEXTの合同説明会に行こう!役立つセミナー・イベントも
大手転職サイトリクナビNEXTが運営する合同説明会「はじめての転職フェア」をご存知ですか?このイベント…
危険な行動ばかりじゃない!公務員からの転職事情
せっかく難関の公務員試験を受かったものの、その安定した地位と収入を手放し、より不安定な民間企業への…
未経験で広告業界への転職を成功に導く秘訣と利用すべき転職エージェントまとめ
【転職】広告業界転職をお考えの方必見!未経験の方でも高収入のチャンスがある広告業界に関する様々な情…
公務員へ転職した人が急増中!公務員になるための心構えと方法とは
転職先に公務員を考えたことはありますか?時代とともに変化をしてきている公務員の魅力を民間企業との比…
pagetop